Provisionsbelege Drucken

Provisionsbelege sind wichtig für die korrekte Abrechnung und Dokumentation von Provisionen, die innerhalb Ihrer Geschäftsaktivitäten anfallen. Diese Belege dienen nicht nur der internen Übersicht, sondern erfüllen auch alle Anforderungen, die vom Finanzamt an solche Dokumente gestellt werden. Unsere Software erleichtert Ihnen diesen Prozess, indem sie die gesetzlichen Vorgaben automatisch berücksichtigt und integriert.

Zugang zum Provisionsbeleg-Modul

Um Provisionsbelege zu generieren, navigieren Sie bitte zuerst zur Seite „Provision“ und anschließend zu „Provision drucken V-V“. Dort finden Sie ein Formular mit mehreren Reitern, das Ihnen eine strukturierte Übersicht über alle relevanten Provisionsdaten bietet.

Schritt 1: Belege generieren im Reiter ‚Verbuchen‘

„Belegdatum“ auswählen: Das Belegdatum ist in der Regel das heutige Datum. Dieses Datum ist für die Dokumentation des Belegs und nicht für die Filterung der Provisionen relevant.

„Datum von“ festlegen: Hier geben Sie den Beginn des Leistungszeitraums an, der auf dem Beleg abgebildet wird. Dies ist typischerweise der erste Tag des Monats, für den die Provisionen berechnet wurden.

„Datum bis“ einstellen: Legen Sie das Enddatum des Leistungszeitraums fest, welches üblicherweise dem letzten Tag des Monats entspricht, für den die Provisionen berechnet werden. Die Einstellung „Datum bis“ legt das Enddatum des Leistungszeitraums fest, das in der Regel dem Monatsende entspricht.

Zusätzlich zu dieser Grundfunktion dient das Monatsdatum, das Sie unter „Datum bis“ festlegen, als Referenz für alle zukünftigen Auswertungen der Provisionsabrechnung. Wenn Sie beispielsweise als „Datum bis“ den 15.12. wählen, werden in Zukunft alle für den Dezember erstellten Belege unter diesem Datum kategorisiert und angezeigt. Falls Sie mehrere Belege pro Monat generieren, etwa mit den Daten 15.12. und 30.12., werden beide Belegarten in den Auswertungen für den Monat Dezember berücksichtigt und zur Auswahl gestellt.

Option ‚Nur Provisionen in Beleg aufnehmen, die vor dem „Datum bis“ ausgerechnet worden sind.‘: Es wird empfohlen, diese Option nicht zu aktivieren, da Sie ansonsten riskieren, Provisionen aus der Beleggenerierung auszuschließen.

„Belege erstellen“: Klicken Sie auf „Belege erstellen“. Nach erfolgreicher Berechnung erscheint die Meldung „Berechnung erfolgreich abgeschlossen“.

Damit sind die Provisionsbelege erfolgreich erstellt worden. Diese Belege sind jetzt für Ihre Vertriebspartner zugänglich und können von ihnen eingesehen werden.

Provisionsbelege drucken

Nachdem die Provisionsbelege einmal generiert worden sind, ist es nicht erforderlich, diese sofort zu drucken. Sowohl Sie als auch Ihre Vertriebspartner können diese Belege jederzeit im System einsehen und bei Bedarf ausdrucken. Sollten Sie jedoch den Wunsch haben, die Belege in Papierform vorliegen zu haben, können Sie dies selbstverständlich tun.

Vorgehensweise zum Drucken von Provisionsbelegen:

1. Seite neu laden: Nachdem die Belege generiert worden sind, aktualisieren Sie bitte die Seite. Sie gelangen dadurch automatisch auf die Seite mit der Registerlasche „Drucken“.
2. Monat und Jahr auswählen: Beachten Sie, dass Sie den Monat auswählen müssen, der dem in „Datum bis“ bei der Generierung der Belege eingetragenen Datum entspricht. Häufig werden die Belege für den Vormonat erstellt, also wählen Sie für die Abrechnung des Novembers im Dezember den Monat November und das entsprechende Jahr aus.
3. Weitere Einstellungen ignorieren: Es gibt zusätzliche Optionen wie Vermittler und Nummern von/bis. Diese können in den meisten Fällen ignoriert werden.
4. Belege speichern oder Vorschau ansehen:

• Provisionsbelege auf dem Server ohne Vorschau speichern: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie eine sehr große Anzahl von Belegen haben. Diese werden direkt auf dem Server generiert. Sie müssen dann mit einem FTP-Programm eine Verbindung zum Server herstellen, um die Belege herunterzuladen.
• Druckvorschau PDF: Mit diesem Button öffnen sich alle Provisionsbelege für den ausgewählten Zeitraum in einem neuen Browser-Tab. Bei einer größeren Anzahl von Belegen kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen. Sie können die PDF-Datei dann herunterladen oder direkt drucken.

Provisionsbelege per E-Mail versenden

Das Versenden von Provisionsbelegen an Ihre Vertriebspartner per E-Mail ist eine Option, die Sie nutzen können, aber es wird nicht unbedingt empfohlen. Aus Erfahrung kann gesagt werden, dass der E-Mail-Versand von Belegen mit Anhängen oft zu Problemen führt, wie z.B. unzuverlässiger Zustellung. Zudem kann es bei den Vertriebspartnern den Eindruck erwecken, dass sie verpflichtet sind, die Belege per E-Mail zu erhalten, was nicht der Fall ist.

Vorgehensweise zum Versenden der Belege

1. Belege auswählen: Gehen Sie auf die Seite „Drucken“ und wählen Sie den gewünschten Zeitraum für die Belege aus. Sie haben die Möglichkeit, die Auswahl auf bestimmte Belegnummern zu beschränken.
2. Option zum Versenden aktivieren: Am unteren Rand des Formulars finden Sie eine Option zum Versenden der Belege per E-Mail. Beachten Sie, dass sich diese Option ganz rechts befindet und leicht übersehen werden kann, da sie von einem längeren Erklärungstext flankiert wird.
3. Provisionsbelege auf dem Server speichern: Setzen Sie einen Haken in das dafür vorgesehene Feld und klicken Sie auf „Provisionsbelege auf dem Server ohne Vorschau speichern“. Die ausgewählten Belege werden als einzelne PDF-Dateien auf dem Server gespeichert und anschließend per E-Mail an die entsprechenden Vertriebspartner gesendet.
4. Begleit-Mail anpassen: Der Inhalt der Begleit-E-Mail kann auf dem Reiter „Begleit-Mail“ im selben Formular individuell angepasst werden.

Wichtiger Hinweis

Es ist ratsam, Ihren Vertriebspartnern klar zu kommunizieren, dass das Versenden der Belege per E-Mail eine zusätzliche, freiwillige Leistung ist und keine Verpflichtung darstellt. Die Partner haben jederzeit die Möglichkeit, ihre Belege selbst im Mitgliedsbereich einzusehen und auszudrucken, was in den meisten Fällen als ausreichend erachtet wird.