Shopify‑Anbindung

Mit dieser Schnittstelle lesen wir Kund:innen, Produkte und Bestellungen aus Ihrem Shopify‑Shop ein und legen sie in unserer Warenwirtschaft an. Außerdem können Kund:innen aus unserer Warenwirtschaft automatisch zu Shopify hochgeladen werden (zwei‑Wege‑Abgleich für Kundendaten).

Wo? Menü Einstellungen → Shopify.

1) Was die Anbindung genau macht

• Kund:innen (beidseitig)
  • Import: Kund:innen aus Shopify werden in unserer Warenwirtschaft angelegt/aktualisiert.
  • Export: Kund:innen, die bei uns neu angelegt werden (inkl. Vertriebspartner, denn Partner sind bei uns gleichzeitig Kund:innen), werden automatisch als Kund:innen nach Shopify hochgeladen.
  • Wichtig: Unser System und Shopify haben getrennte Logins. Ein in Shopify angelegter Kunde erhält dadurch noch keine Shopify‑Zugangsdaten. Wie Sie den Zugang vergeben, steht unten in Abschnitt 8. Shopify‑Login/Konten.
• Produkte (Shopify → Warenwirtschaft)
  • Neue/geänderte Produkte aus Shopify werden importiert. Grundlage ist ein Muster‑Artikel (Vorlage). Name, Beschreibung und Preis kommen aus Shopify.
• Bestellungen (Shopify → Warenwirtschaft)
  • Bestellungen werden importiert; der Positionspreis kommt aus Shopify.
  • Zahlungsart und Versandart werden nach Name zugeordnet – sonst greifen Ihre Standard‑Einstellungen aus unserem System.
  • Erste Version: Import von Bestellungen nur in EUR.

2) Einmalige Einrichtung

Gehen Sie zu Einstellungen → Shopify. Die Seite hat zwei Bereiche: API Credentials und Einstellungen.

A. API Credentials

1. Shop Name – z. B. meineshop.myshopify.com
2. API Token – Admin‑API‑Token Ihrer Shopify‑App eintragen (geheim halten).
3. Aktiv – Haken setzen, wenn die Anbindung starten soll.
   Speichern.

B. Einstellungen

1. Muster‑Artikel – Vorlage, von der neue Produkte ihre Standardwerte übernehmen.
2. Benutzer Import als – legt fest, wie Shopify‑Kund:innen bei uns angelegt werden (Gast, Kunde, Vertriebspartner …).
3. Registrierungsbestätigung verschicken – Mailversand bei neuer Kontoanlage aktivieren/deaktivieren.
4. Zahlungsart (Standard) – Fallback, wenn die in Shopify übermittelte Zahlungsart nicht gefunden wird.
5. Versandart (Standard) – Fallback für die Versandart.
6. Fehlermeldung E‑Mail – Empfänger für Fehlerbenachrichtigungen.
7. (falls vorhanden) Vermittler‑Priorität – steuert, ob bei Folgebestellungen der bereits hinterlegte Vermittler aus unseren Stammdaten Vorrang hat.

Speichern.

3) So läuft der Datenaustausch

• Ein Hintergrunddienst prüft regelmäßig neue/geänderte Datensätze in Shopify und verarbeitet eine Warteschlange.
• Den Verlauf sehen Sie unter Assistent → Datenübernahme Statistik (Filter Herkunft = Shopify).

4) Prüfliste für den Start

• API‑Zugang eingetragen, Aktiv gesetzt.
• Muster‑Artikel sauber konfiguriert (Steuern, Brutto/Netto, Lagerregeln).
• Benutzer Import als, Standard‑Zahlungsart, Standard‑Versandart gewählt.
• Fehlermeldung E‑Mail hinterlegt.
• Erste Importe in Datenübernahme Statistik geprüft.

5) Häufige Fragen (FAQ)

Warum hat die/der Kund:in keine Nummer?
Shopify vergibt keine externe Kundennummer – unsere Software erstellt eine interne Nummer.

Warum wird „Firma“ als Anrede gesetzt?
Shopify‑Adressen haben keine Anrede. Wir setzen „Firma“ als Platzhalter.

Bestellung ohne Zahlungs-/Versandart?
Dann greifen die in unserem System hinterlegten Standard‑Werte.

Fremdwährungen?
Aktuell importieren wir Bestellungen nur in EUR.

Wo sehe ich Fehler?

• E‑Mail an die in Fehlermeldung E‑Mail hinterlegte Adresse.
• Assistent → Datenübernahme Statistik (Herkunft = Shopify).

6) Tipps aus der Praxis

• Gleiche Bezeichnungen in beiden Systemen (Zahlungs-/Versandarten) erleichtern die Zuordnung.
• Muster‑Artikel pflegen – spart Nacharbeit bei Produktimporten.
• Testlauf mit einem Produkt und einer Bestellung durchführen und in der Statistik prüfen.

7) Richtung Warenwirtschaft ⇒ Shopify (Kund:innen/Partner)

• Neuanlage in unserer Warenwirtschaft:
  Sobald Sie eine:n Kund:in (oder Vertriebspartner) bei uns anlegen, wird diese Person automatisch als Kunde zu Shopify hochgeladen – inklusive E‑Mail und (falls vorhanden) Adresse(n).
• Änderungen:
  Adress‑/Kontaktdaten, die Sie bei uns korrigieren, können zurück nach Shopify übertragen werden.
• Dubletten vermeiden:
  Wenn im Shopify‑Kundenstamm schon eine Person mit derselben E‑Mail existiert, kann es je nach Shopify‑Einstellung zu einem zweiten Eintrag kommen. Prüfen Sie das im Zweifel im Shopify‑Admin und führen Sie dort eine Zusammenführung durch.

Wichtig: Der Upload nach Shopify erzeugt nur den Kundendatensatz – keine Shopify‑Zugangsdaten und keine automatische Shop‑Benachrichtigung.

8) Shopify‑Login/Konten (getrennte Systeme!)

Unsere Warenwirtschaft und Shopify haben getrennte Logins.
Das bedeutet:

• Ein Kunde/Partner, den wir nach Shopify hochladen, hat noch keinen Shopify‑Zugang.
• Wenn die Person im Shopify‑Shop einloggen können soll, muss der Zugang in Shopify freigeschaltet werden.

So vergeben Sie Shopify‑Zugangsdaten

Die genauen Menübezeichnungen können je nach Shopify‑Version leicht abweichen.

1. In Shopify anmelden → Kunden öffnen.
2. Den gewünschten Kunden suchen und anklicken.
3. Konto einladen / Einladungs‑E‑Mail senden auswählen (oder „Einladung erneut senden“).
   • Shopify verschickt dann eine E‑Mail. Je nach Shopify‑Kontomodell setzt der Kunde ein Passwort oder erhält Anmelde‑Links.
4. Optional: In Einstellungen → Kundenkonten in Shopify festlegen, ob Konten erforderlich oder optional sind.

Automatisches Versenden von Einladungen: Unsere Schnittstelle verschickt keine Shopify‑Einladungen. Wenn Sie das automatisieren möchten, richten Sie dies direkt in Shopify (z. B. per Shopify‑Workflow/App) ein.

Kurz zusammengefasst

• Kund:innen/Partner werden automatisch in beide Richtungen synchronisiert:
  Shopify → Warenwirtschaft (Import) und Warenwirtschaft → Shopify (Upload).
• Shopify‑Login kommt nicht automatisch mit – Einladungen müssen in Shopify ausgelöst werden.
• Für Bestellungen gelten EUR‑Import, und Standard‑Zahlungs-/Versandarten als Fallback.