Mit dieser Funktion können Sie Seriennummern erfassen, in Bestellungen zuordnen und – falls Geräte über Vertriebspartner weiterverkauft werden – die Seriennummer optional einem Endkunden (ohne Einfluss auf Provisions‑ oder Lagerberechnungen) zuweisen.
Hinweis: Falls Sie die Menüpunkte Seriennummer zuordnen oder Seriennummer den Kunden im Menü nicht sehen, muss Ihr Administrator das Modul „Seriennummern“ aktivieren und die Navigation freischalten.
Was Sie mit der Funktion erledigen
- Wareneingang / Erfassung
Seriennummern als Bereich (Block) oder einzeln anlegen und einem Lager zuordnen.
Status je Seriennummer: aktiv oder nicht verfügbar. - Seriennummer in einer Bestellung
In der Office‑Maske einer Bestellung die passende Seriennummer per Suche/Auto‑Vervollständigung auswählen.
Nur gültige & freie Nummern sind wählbar. Bei Storno wird die Nummer automatisch wieder frei. - Endkunde zu einer Seriennummer (optional)
In einer separaten Übersicht je Bestellposition mit Seriennummer einen Endkunden und (falls abweichend) einen Verkäufer zu Dokumentations‑/Servicezwecken hinterlegen.
Wichtig: Diese Zuordnung ist rein informativ – keine Provisionen, keine Punkte, keine Lagerbuchungen. - Ausgabe auf Belegen
Seriennummer kann auf Lieferschein und Rechnung ausgegeben werden (per Checkbox). - Suchen & Export
In beiden Listen stehen Filter und CSV‑Export zur Verfügung.
Grundregeln (bitte beachten)
- Einmaligkeit: Jede Seriennummer darf nur einmal verwendet werden.
- Pflichtfeld (produktabhängig): Für Produkte, die als „mit Seriennummer“ geführt werden, ist das Feld verpflichtend.
- Menge = 1: Für solche Produkte darf die Menge nicht größer als 1 sein.
- Prüfung beim Speichern: Seriennummer muss zum gewählten Produkt passen; sonst kann die Bestellung nicht gespeichert werden.
- Storno: Stornierte Bestellpositionen geben die Seriennummer automatisch frei.
- Webshop: Online‑Bestellungen erfassen keine Seriennummer; diese kann nachträglich im Office ergänzt werden.
1) Seriennummern anlegen (Wareneingang)
Menü: Aufträge → Lager → Seriennummer zuordnen
Sie sehen oben eine Liste aller bereits erfassten Seriennummern (mit Artikel, Nummer, Status, Bestellung/Position, Kunde) sowie zwei Schaltflächen:
- Wareneingang erfassen/Seriennummer zuordnen – Bereich/Block anlegen
- Neue Seriennummer hinzufügen – Einzelnummer anlegen
A. Bereich/Block erfassen
Öffnen Sie Wareneingang erfassen/Seriennummer zuordnen und tragen Sie ein:
- Artikel Nr. – für welchen Artikel die Nummern gelten
- SN‑Anfang (optional) – fester Präfix (z. B. „T8‑“)
- SN von / SN bis – laufender Nummernbereich (z. B. 10000 bis 10010)
- SN‑End (optional) – fester Suffix (z. B. „/24“)
- Lager – Ziel‑Lager
- Status – aktiv (Standard) oder nicht verfügbar
Speichern legt für jede Seriennummer eine eigene Lagerzeile an (Menge = 1).
Achtung: SN bis muss größer als SN von sein. Ist der Artikel nicht für die Lagerverwaltung freigegeben, erscheint ein entsprechender Hinweis.
B. Einzelne Seriennummer erfassen
Klicken Sie Neue Seriennummer hinzufügen und tragen Sie Artikel Nr., Seriennummer, Lager und Status ein. Speichern.
C. Seriennummer nachträglich bearbeiten
In der Liste doppelklicken Sie eine Zeile oder nutzen rechts das Stift‑Symbol.
Hier können Sie z. B. den Status auf nicht verfügbar setzen.
Wichtig: Eine Seriennummer, die bereits in einer aktiven Bestellung verwendet wurde, kann nicht mehr geändert werden.
Suchen & Export: Nutzen Sie die Filter ArtikelNr, Seriennummer, Status usw. – Export per CSV möglich.
2) Seriennummer in einer Bestellung hinterlegen
Ort: In der Office‑Maske einer Bestellung, in der jeweiligen Positionszeile im Feld „Seriennummer“.
So geht’s:
- Öffnen/erstellen Sie die Bestellung und fügen Sie den Artikel hinzu.
- Klicken Sie in der Position in das Feld „Seriennummer“ und tippen Sie den Anfang – die Auto‑Vervollständigung zeigt passende, noch freie und aktive Nummern (nur für diesen Artikel).
- Wählen Sie die Nummer aus und speichern die Bestellung.
Validierungen:
- Pflichtfeld (falls beim Produkt Seriennummer vorgeschrieben ist).
- Produkt/Seriennummer‑Abgleich: Bei Abweichung erscheint ein Hinweis; die Bestellung kann nicht gespeichert werden.
- Menge > 1 ist nicht erlaubt, wenn eine Seriennummer erforderlich ist.
- Produktwechsel nach Auswahl: Wenn Sie den Artikel ändern, der nicht zur Seriennummer passt, müssen Sie entweder die Seriennummer oder den Artikel korrigieren – erst dann lässt sich speichern.
Stornoverhalten: Wird die Position storniert, ist die Seriennummer wieder frei.
Webshop‑Bestellungen: Im Webshop gibt es kein Seriennummernfeld. Nach Anlage der Bestellung können Sie die Nummer im Office nachtragen.
3) Seriennummern den Kunden zuordnen (Endkunden‑Dokumentation)
Menü: Aufträge → Lager → Seriennummer den Kunden
Diese Übersicht zeigt alle Bestellpositionen, in denen eine Seriennummer eingetragen ist.
Standardfilter: „Bezahlt“ (umschaltbar auf „Unbezahlt“ oder „Alle“).
Zweck dieser Seite:
- Rein statistische/servicebezogene Zuordnung der Seriennummer zu einem Endkunden und ggf. zu einem abweichenden Verkäufer, ohne Auswirkungen auf Bestellung, Rechnung, Provisionen oder Lager.
Spalten (Auszug):
- Bestellung Nr., Artikel‑Nr., Artikelname
- Seriennummer, Rechnungsnummer, Positions‑Nr.
- Rechnungsempfänger (aus der Bestellung)
- Storno (Info)
- Abweichender Verkäufer (änderbar)
- Endkunde (änderbar)
- EKd‑Datum (Verkaufsdatum an Endkunden; vorbelegt mit Rechnungsdatum – änderbar)
Bearbeiten:
- Doppelklick auf die Zeile oder rechts das Stift‑Symbol.
- In der Maske können Sie Abweichender Verkäufer (Partner), Endkunde (Kundenwahl) und EKd‑Datum erfassen/ändern.
- Speichern.
Voreinstellung: Endkunde ist zunächst der Kunde aus der Bestellung.
Wenn ein Partner das Gerät weiterverkauft, können Sie hier den tatsächlichen Endkunden auswählen und das Verkaufsdatum anpassen.
Keine Auswirkung auf Belege, Provisionen oder Lager!
Suchen & Export:
Filter über jeder Spalte (z. B. nach Seriennummer, Artikel, Rechnung) und CSV‑Export vorhanden.
4) Seriennummer auf Lieferschein & Rechnung
- Lieferschein: Beim Erstellen/Neudruck die Option „Seriennummer“ aktivieren, damit die Nummer auf dem Lieferschein erscheint.
- Rechnung: Aktivieren Sie die Option zur Anzeige der Seriennummer auf der Rechnung (in manchen Installationen ist die Checkbox sprachlich abweichend benannt).
5) Häufige Fehlermeldungen & Lösungen
- „Artikel mit dieser Nummer existiert nicht.“
→ Prüfen Sie die Artikel‑Nr. bei der Erfassung. - „Feld SN bis muss größer als SN von sein.“
→ Bereich korrigieren. - „Seriennummer existiert bereits.“
→ Diese Nummer wurde schon angelegt; verwenden Sie eine andere. - „Produkt ist für die Lagerverwaltung deaktiviert. Bitte aktivieren Sie zuerst das Produkt.“
→ Im Artikel die Lagerverwaltung aktivieren (Admin). - „Für diesen Artikel muss die Seriennummer hinterlegt werden.“
→ Seriennummer in der Bestellposition eintragen (Pflichtfeld). - „Die Seriennummer ist falsch. Bitte korrigieren Sie die Seriennummer.“
→ Nummer passt nicht zum Artikel oder ist nicht frei/aktiv. - „Die Seriennummer wurde bereits verwendet. Bitte geben Sie eine gültige Seriennummer ein.“
→ Nummer ist belegt (aktive Bestellung oder bereits verbucht). - „Für Produkte, bei denen die Seriennummer verpflichtend ist, darf die Menge nicht größer als 1 sein.“
→ Menge auf 1 reduzieren oder Artikel ohne Serienpflicht wählen. - „Die Seriennummer, für die bereits ein Auftrag existiert, kann nicht geändert werden.“
→ Bereits verwendete Seriennummern sind schreibgeschützt. - „Der Kunde mit dieser Nummer existiert nicht.“ (bei Endkunden‑Zuordnung)
→ Kundennummer prüfen/korrekten Kunden auswählen.
6) Praxisbeispiel
Ziel: 10 Geräte erfassen, eine Seriennummer in Auftrag vergeben, Endkunde dokumentieren.
- Block erfassen
Seriennummer zuordnen → Wareneingang erfassen/Seriennummer zuordnen- Artikel: 11101
- SN‑Anfang: „T8‑“
- SN von: 10000 / SN bis: 10009
- Lager: Standardlager
- Status: aktiv → Speichern
- Seriennummer in Bestellung
Office‑Bestellung öffnen → Position mit 11101 → Feld Seriennummer öffnen → „T8‑1000…“ tippen → T8‑10005 wählen → Speichern. - Endkunde dokumentieren
Seriennummer den Kunden öffnen → Filter Seriennummer = T8‑10005 → Bearbeiten →- Endkunde wählen (falls Weiterverkauf)
- Abweichender Verkäufer (optional)
- EKd‑Datum prüfen/setzen → Speichern.
(Keine Provisions‑/Lagerwirkung.)
